Excel动态报表这样做：TAKE函数+SORT函数黄金组合，干货满满

别再埋头苦干了！Excel排名报表新革命：一个公式，自动刷新，永别复制粘贴

如果你还在为每月、每季的销售排名报表头疼，忍受着筛选、排序、复制粘贴的繁琐循环，那么今天，你的办公效率将迎来一次彻底的“秒级”进化。这不是小修小补，而是一次用全新思维碾压旧方法的实战教学。只需掌握Excel 365/2024中的两个新函数——TAKE与SORT，你就能将长达数分钟甚至更久的排名报表制作过程，压缩到一步公式之内，并实现数据动态更新。

传统方法：

选中区域 -> 排序 -> 筛选前N -> 复制 -> 粘贴到新表

。这是一个“操作流程”，结果静态，数据一变，全部重来。

新式方法：

写一个公式，声明“我要排序后的前N行”

。这是一个“声明式指令”，结果动态，源数据任何变动，排名报表实时、自动刷新。

下面，我们直接进入最强实战。

首先，你必须理解这对黄金搭档的分工。

SORT函数：智能整理大师

它的作用就是对一片数据区域进行排序。

基本语法

：=SORT(数组, 依据哪一列排序, 升序1/降序-1, [是否按行排序])

实战理解

：=SORT(A2:D100, 4, -1) 意为：将A2到D100这个区域，

依据第4列（D列）进行降序排列

。它直接输出一个排序后的全新动态数组。

TAKE函数：精准提取手术刀

它的作用是从一个数组（或区域）中，精准截取指定行数的数据。

基本语法

：=TAKE(数组, 要提取的行数, [要提取的列数])

核心技巧

：

行数参数正负控制方向

。5表示从

开头

取5行，-5表示从

末尾

取5行。列数参数同理，留空则代表取所有列。

两者的关系是

：SORT先把队伍整理好（如按成绩从高到低排队），TAKE再按照你的指令上前点名（如“前10名，出列！”）。

摒弃旧方法

：不再需要手动对D列降序排序，再复制前10行。

=TAKE(SORT(A2:D101, 4, -1), 10)

按下回车，奇迹发生。从F1单元格开始，会自动

溢出

生成一个包含10行、4列的全新表格，这正是已经排序好的前10名数据！

公式深度解析

：

从内向外看

：SORT(A2:D101, 4, -1) 首先被执行。它处理原始数据，按第4列降序排列，在内存中生成一个

临时、已排序的数组

。

外层接管

：TAKE(内存中的排序数组, 10) 紧接着对这个完美的中间结果进行操作，提取其最前面的10行。

动态溢出

：因为结果是一个数组，Excel自动将其填充到F1:I10。这一切，只是一个公式的结果。=TAKE(SORT(A2:D101, 4, 1), -10)

注意：这里SORT的第三个参数是1（升序），让最小的排在前面，然后TAKE用-10从末尾提取最后10行（即最小的10个，在升序排列中，它们位于列表末尾）。或者，你也可以继续用降序排序，然后TAKE(…, -10)提取最后10行（即最小的10个）。

TAKE函数不仅搭配SORT强大，自身也极其灵活。

快速查看最新记录

：数据表A:G不断追加，想始终查看最新的3条记录。 =TAKE(A2:G1000, -3) // 从区域末尾提取3行，无论数据增加到哪。

快速创建数据样本

：从一个几百行的数据中，快速提取前5行做样本分析。 =TAKE(A2:G500, 5) // 简洁直观。

智能构建分析视图

：只提取关键的前几列进行分析。 =TAKE(A2:G100, , 3) // 行参数留空（取所有行），列参数为3（取前3列A:C）。

“动态数组”是核心

：此功能需Office 365或Excel 2024及以上版本。公式结果会自动占据一片单元格，请确保公式下方有足够空白区域“溢出”。

数据源应包含标题

：建议SORT函数的数据范围（如A2:D101）从数据正文开始，不要包含标题行，以免标题行被参与排序。

引用整个列，面向未来

：为使公式更具扩展性，可以使用整列引用（如SORT(A:D, 4, -1)），Excel的动态数组功能会智能处理。但需确保该列没有其他无关数据。

组合其他函数，威力倍增

：你可以用FILTER先筛选出特定部门的数据，再用SORT排序，最后用TAKE提取Top N，实现高度定制化的动态报表。

总结

：TAKE+SORT的组合，将排名报表从一项重复性手工劳动，转变为一次性的、智能化的“建模”过程。它代表的是一种工作思维的升级——从“我该如何操作”变为“我最终想要什么”。掌握它，你收获的不仅是一个技巧，更是面对海量数据时的从容与高效。

如果你想从一个按日期升序排列（最早到最晚）的销售记录表A2:E200中，提取出

最新的5笔订单

，应该使用以下哪个公式？ A) =TAKE(SORT(A2:E200, 1, 1), 5) B) =TAKE(SORT(A2:E200, 1, -1), 5) C) =TAKE(SORT(A2:E200, 1, 1), -5) D) =TAKE(SORT(A2:E200, 1, -1), -5)公式 =TAKE(B5:F30, , 2) 会返回什么？ A) B5到C30区域的数据 B) B5到F6区域的数据 C) B5到F30区域的前两行 D) 一个错误值，因为行参数未指定使用 =TAKE(SORT(数据区域, 3, -1), 10) 生成Top 10报表后，当原始数据区域中某个产品的数值发生变化，这个报表会？ A) 完全不变，需要手动刷新 B) 自动更新，重新排序并显示新的前10名 C) 会报错 D) 只有手动重算工作表时才会更新

答案

：1. C， 2. A， 3. B