RJC认证辅导-RJC标准自我评估后对不合规情况的处理要求

11.5 纠正自我评估发现的不合规情况
通过依据责任珠宝业委员会（RJC）标准的各项相关规定对您的业务实践进行检查和审查，自我评估将确保您在独立审计之前早早地识别出任何不合规情况。
在提交自我评估并委托进行审计之前，利用自我评估期间的可用时间来确认并在适当情况下解决这些不合规情况。
尤其要注意：
・严重违规行为。在委托进行认证审计之前，必须全面解决这些问题，因为如果审计员发现了严重违规行为，纪律处分程序将会启动。
・重大或轻微不合规情况。在审计之前，这些情况不一定要完全解决，尽管您应该尽可能尝试解决它们，或者至少将它们作为内部纠正行动计划的重点。您的审计员会想知道您正在采取什么措施来纠正自我评估期间发现的任何不合规情况。
11.6 准备好文件和员工
为确保审计高效且有效，收集审计员可能希望查看的任何记录和文件，并确保所有员工都已准备好并能够支持审计流程。
收集书面证据
在任何情况下，您都必须依照适用法律保存记录。就 RJC 认证而言，只要审计员提出要求，任何现有的历史记录和书面证据都必须可供审查。
请注意，未经您的同意，审计员不能复制这些文件中的任何一份。然而，审计员会在现场审查文件以评估合规性。
通知并培训员工
确保您的员工（包括雇员和承包商）知道即将进行独立审计，并通过例如分享沟通材料或提供培训等方式帮助他们熟悉审计流程。
准备员工包括确保他们熟悉在审计期间可能用于证明合规性的文件，包括所有相关政策、程序以及实施这些政策和程序所生成的记录。
RJC 审计是如何进行的？
管理员工对独立审计的预期对于确保审计流程顺利进行非常重要。在某些司法管辖区，您可能依法需要将即将进行的审计告知员工。即使在并非法律要求的情况下，RJC 也建议告知员工有关审计以及可能接受访谈的情况。
关于独立审计是如何进行的以及经理、员工和承包商应该对该流程有何预期的关键信息点如下。
・目标。审计员的目标是审查一家公司的系统，以确定其是否符合 RJC 标准；审计员不是去审计个人行为或绩效。
・活动。审计员将通过审查记录、观察活动和实践以及与员工交谈来收集客观证据。
・访谈。审计员可能会要求进行个人访谈和小组访谈。在所有情况下，这些访谈都将以保密方式进行：管理层不会在场；翻译人员和支持人员可能会在场。访谈应尽可能在安静的会议室进行（有些可能会在开放场所进行）。
・员工参与。审计员将根据最适合回答关于特定《实践准则》（COP）或《产销监管链标准》（CoC 标准）规定问题的人员来选择受访者。有些受访者会在审计开始之前确定；有些则会在审计员现场检查期间确定。在所有情况下，参与都应受到鼓励，但必须是自愿的且不受干扰：审计员不能强迫某人接受访谈；经理不能阻止愿意接受访谈的受访者被询问。审计员可能会记录有人拒绝接受访谈的情况。
・响应。所有受访者都必须如实、准确地回答问题，包括在他们不确定答案的情况下。有些受访者可能会被要求描述或展示他们如何履行日常职责：这是审计员想要观察实践以验证证人证言或书面陈述的标准做法。
・记录。审计员将从他们的访谈中做笔记。在某些情况下，他们可能想通过音频或视频媒体记录访谈，但只有在受访者同意这种记录方式的情况下才能这样做。
・影响。受访者不会因为他们的回答而受到斥责。如果管理层在审计报告中发现一个事实上不正确的回答，必须将错误告知所有相关人员（员工、承包商和审计员），并说明正确答案，提供证据来验证它。
・匿名性。审计员在向 RJC 或被审计公司提交的报告中绝不会提及受访者的姓名。基于访谈期间收集的客观证据得出的调查结果同样会确保受访者的身份保持匿名，除非受访者已给予许可。